Erster Mitarbeiter, was tun?

Es ist soweit: dein Start-Up wächst, und deine erste Mitarbeiterin oder dein erster Mitarbeiter wird aufgenommen. Ein Überblick zu den wichtigsten „To Dos“:

ISUS Tipp

Oder frage gleich einen der ISUS Experten, sie haben schon alle notwendigen Vorlagen und viele Tipps für den ersten Mitarbeiter für dich vorbereitet. So hast du Zeit für andere Dinge!

1. Der Dienstvertrag für Deinen ersten Mitarbeiter

Idealerweise noch vor dem Dienstantritt deines neuen Teammitglieds solltest du den Dienstvertrag aufsetzen, der dann vom Start Up und vom Dienstnehmer unterzeichnet wird.

Im Dienstvertrag ist beispielsweise auch die Probezeit geregelt.

2. Gehalts-Einstufung

Du bist dir nicht sicher, wie dein erster Mitarbeiter gehaltsmäßig einzustufen ist? Orientierung bietet der jeweils anzuwendende Kollektivvertrag entsprechend der Tätigkeit.

Bei der Höhe des Gehaltes werden üblicherweise auch Vordienstzeiten berücksichtigt, die dein Mitarbeiter nachweisen muss.

• Auf der WKO-Seite findest du alle Kollektivverträge nach Branche

3. Entgelt: Was du über das Gehalt wissen musst!

Das Gehalt bzw. der Lohn setzt sich aus dem Grundbezug und eventuell zusätzlich einer Überstundenpauschale zusammen.

4. Wichtig! Beitragskontonummer & Abgabenkontonummer

Beitragskontonummer beantragen

Noch bevor der erste Dienstnehmer seine Arbeit aufnimmt, musst du als Arbeitgeber online bei der Österreichischen Gesundheitskasse eine Beitragskontonummer beantragen.

Die Beitragskontonummer ist für die korrekte und einfache Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge, sowie An- und Abmeldungen von Mitarbeitern notwendig. Das Beantragen der Beitragskontonummer ist kostenlos.

Abgabenkontonummer beantragen

Ebenfalls zu beantragen ist eine Abgabenkontonummer für die Entrichtung der Kommunalsteuer, und zwar direkt bei der Gemeinde.

5. Was musst du bei der Sozialversicherung machen?

Vor Dienstantritt des ersten Mitarbeiters im Unternehmen folgt die Anmeldung zur Sozialversicherung.

Welche Unterlagen der Dienstnehmerin / des Dienstnehmers werden gebraucht?

• Sozialversicherungsnummer (Kopie eCard)
• Bankverbindung (Kopie Bankkarte)
• Kopie Meldezettel
• Kopie Reisepass

Sowie eventuell:

• Pendlerpauschale (Antrag Pendlerrechner)
• Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag (AVAB/AEAB)
• Freibetrag laut Bescheid des Finanzamts

Achtung bei neuen Mitarbeitern!

• Ist der neue Mitarbeiter kein österreichischer Staatsbürger, so ist zu klären, ob er über eine gültige Beschäftigungsbewilligung verfügt.
• Die Beschäftigungsmeldung an das zuständige Arbeitsmarktservice (AMS) muss innerhalb von drei Tagen nach Dienstbeginn erfolgen, sonst ist der Mitarbeiter illegal beschäftigt.

6. Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Kasse)

Die BV-Kasse veranlagt und verwaltet die Beiträge zur „Abfertigung Neu“.

Arbeitgeber müssen eine BV-Kasse auswählen und ihr beitreten. Die Liste findest du hier

• Liste der Betrieblichen Vorsorgekassen

7. Überweisung der Lohnabgaben

Lohnabgaben muss der Arbeitgeber bis spätestens 15. des Folgemonats an die Mitarbeiter leisten. Folgende Zahlungen sind fällig:

• Sozialversicherungsanstalt:
  Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge), Betrieblicher Vorsorge Beitrag (BV-Beiträge)
• Finanzamt:
  Lohnsteuer (L), Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)
• Gemeinde:
  Kommunalsteuer (KommSt), eventuell U-Bahnsteuer/Dienstgeberabgabe für Wien

8. Überweisung Nettobezug an Dienstnehmer

Die Überweisung des Nettobezuges an den Dienstnehmer ist jeweils am Monatsletzten fällig.

9. Arbeitszeitaufzeichnungen & Urlaubsaufzeichnungen

In den Arbeitszeitaufzeichnungen sind Beginn und Ende der Arbeitszeit wie auch Ruhepausen je Dienstnehmer und Monat aufzuzeichnen.

Auch der Urlaubsanspruch, -verbrauch und -saldo aller Dienstnehmer ist zu erfassen.

10. Sonstige Aufzeichnungen für Arbeitgeber

Wichtig für Unternehmer ist auch, weitere Aufzeichnungen zu führen, und zwar:

• Krankheits- und unfallbedingte Abwesenheiten (betrifft die Entgeltfortzahlungspflicht)
• Arbeitsunfälle: Meldung an die Allgemeine Unfallversicherungsanstalt (AUVA)
• Reisekosten (um die Dienstreisekostenentschädigung steuerfrei abrechnen zu können).

11. Erster Mitarbeiter: Förderungen

Nutze auch Förderungen für erste Mitarbeiter, wie die des Arbeitsmarktservice (AMS) für die erste Arbeitskraft. EPU- Förderung für den ersten Mitarbeiter

Die Beantragung muss bis spätestens sechs Wochen nach Beginn des Dienstverhältnisses erfolgen.

Auch die Wirtschaftskammer (im Rahmen der Neugründungsförderung NeuFÖG) und das Austria Wirtschaftsservice (AWS) beraten und unterstützen Betriebe bei der Beschäftigung von Mitarbeitern.

Achtung!
Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, kannst du die Förderung für den ersten Mitarbeiter nicht beantragen.

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