Lohnverrechnung

Es ist soweit! Ein neues Teammitglied ergänzt dein Start-Up. Du fragst dich welche Dienstverhältnisse es in Österreich gibt? Hier eine Übersicht und wichtige Informationen rund um die Lohnverrechnung:

ISUS Start Up Lohnverrechnung

Allgemeines zur Lohnverrechnung für Start-Ups

Idealerweise noch vor dem „Eintritt“ deines neuen Teammitglieds sollte ein Vertrag aufgesetzt werden, der dann von deinem Start-up und dem neuen Teammitglied unterzeichnet wird. Unter anderem beraten und unterstützen hierbei auch die Wirtschaftskammer und das Austria Wirtschaftsservice (aws).

Bevor du einen Vertrag mit deinem neuen Teammitglied abschließt, empfehlen wir eine Abstimmung mit einem Steuerberater um zu klären, welche Vertragsbeziehung gewünscht ist und ob der Vertrag auch entsprechend aufgesetzt wurde. Bei einer falschen „Einstufung“ (z.B. verdecktes Dienstverhältnis von Freelancer) drohen im Zuge einer Prüfung durch die Finanzverwaltung teilweise empfindliche Nachzahlungen.

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten um eine Vertragsbeziehung einzugehen. Je nach Vertragsbeziehung ergeben sich für dein Start-up andere Verpflichtungen (z.B. Abfuhr der Lohnsteuer, Lohnnebenkosten) welche im Folgenden auch kurz zusammengefasst sind:

Maßgebend für die Beurteilung einer Leistungsbeziehung als Dienstverhältnis ist nicht die vertragliche Abmachung, sondern stets das tatsächlich verwirklichte Gesamtbild der vereinbarten Tätigkeit.

Merkmale eines Dienstverhältnisses

  1. Dauerschuldverhältnis
  2. Weisungsgebundenheit
  3. Organisatorische Eingliederung
  4. Fehlen eines Unternehmerrisikos

Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, die dein Start-up bezahlt, wird die Einkommensteuer als Lohnsteuer im Abzugswege erhoben. Dh. die Lohnsteuer muss vom Bezug deines Mitarbeiters ermittelt, einbehalten und ans Finanzamt abgeführt werden (bis zum 15. des Folgemonats). Sonderzahlungen (idR Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration) unterliegen einem begünstigten Steuersatz von 6 %, wobei außerdem ein Freibetrag von EUR 620 zu berücksichtigen ist.

Der Dienstnehmer ist nach dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz (ASVG) pflichtversichert.

Der Arbeitgeber hat neben der Lohnsteuer weitere Abgaben zu berechnen und ebenfalls bis zum 15. des Folgemonats abzuführen:

  1. Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
  2. Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)
  3. Kommunalsteuer (KommSt)
  4. Dienstgeberabgabe (DGA) – nur Wien
  5. Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Kasse)

Im Gegensatz zum echten Dienstvertrag fehlt es beim freien Dienstvertrag an der persönlichen Arbeitspflicht und an der Einbindung in die personelle und materielle Struktur des Betriebes.

Typische Kriterien für das Vorliegen eines freien Dienstvertrages sind:

  • Dienstleistungen werden im Wesentlichen persönlich erbracht, jedoch mit dem grundsätzlichen Recht des Dienstnehmers, sich vertreten zu lassen.
  • Der freie Dienstnehmer ist im Arbeitsablauf nicht kontrollunterworfen, es gibt nur eine Ergebniskontrolle.
  • Der freie Dienstvertrag hat typischerweise Dauerschuldcharakter.

Der freie Dienstnehmer hat für die Versteuerung seines Einkommens selbst zu sorgen. Somit haben diese eine jährliche Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abzugeben. Ein Abzug und Abfuhr der Lohnsteuer durch das Start-up erfolgen somit nicht.

Freie Dienstnehmer sind allerdings ebenfalls bei der Gebietskrankenkasse anzumelden. Die Sozialversicherungsbeiträge (nach dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz (ASVG) pflichtversichert), die an die Krankenkasse abzuführen sind, sind kaum geringer als bei echten Dienstverhältnissen. Auch für freie Dienstnehmer sind Lohnnebenkosten zu zahlen (siehe beim echten Dienstnehmer). Umsatzsteuerlich sind Personen mit freiem Dienstvertrag Unternehmer und legen Rechnungen.

Wesentlicher Unterschied zu einem Dienstverhältnis ist, dass dem Werkvertrag kein Dauer-schuldverhältnis, sondern ein Zielschuldverhältnis zugrunde liegt. Der Werknehmer schuldet nicht seine Arbeitskraft, sondern ein Werk. Ein echter Werkvertrag liegt vor, wenn ein Werk definiert werden kann, dessen Übergabe an den Auftraggeber den Werknehmer von seiner Leistungspflicht befreit. Der Vertragsnehmer ist weisungsungebunden und verwendet überwiegend eigene Betriebsmittel. Die einkommensteuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen Pflichten sind vom Werkvertragsnehmer selbst wahrzunehmen. Umsatzsteuerlich sind sie Unternehmer und legen Rechnungen.

Neben der vertraglichen Vereinbarung sind noch folgende Punkte nach Abschluss eines Dienstvertrages zu beachten:

  • Noch bevor der erste Dienstnehmer seine Arbeit aufnimmt, muss der Arbeitgeber bei der Österreichischen Gesundheitskasse eine Beitragskontonummer beantragen.
  • Ebenfalls zu beantragen ist eine Abgabenkontonummer für die Entrichtung der Kommunalsteuer, und zwar bei der Gemeinde.
  • Vor Dienstantritt folgt die Anmeldung des neuen Mitarbeiters zur Sozialversicherung. Ist der neue Mitarbeiter kein österreichischer Staatsbürger, so ist zu klären, ob er über eine gültige Beschäftigungsbewilligung verfügt. Die Beschäftigungsmeldung an das zuständige Arbeitsmarktservice (AMS) muss innerhalb von drei Tagen nach Dienstbeginn erfolgen.
  • Die Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Kasse) veranlagt und verwaltet die Beiträge zur „Abfertigung Neu“. Arbeitgeber müssen eine BV-Kasse auswählen und ihr beitreten.

Folgende weitere Punkte sind bei aufrechten Dienstverhältnissen laufend zu berücksichtigen:

  • In den Arbeitszeitaufzeichnungen sind Beginn und Ende der Arbeitszeit wie auch Ruhepausen je Dienstnehmer und Monat aufzuzeichnen.
  • Auch der Urlaubsanspruch, -verbrauch und -saldo, Reisekosten, krankheits- und unfallbedingte Abwesenheiten oder Arbeitsunfälle aller Dienstnehmer sind zu erfassen.

ISUS Tipp

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