Das Wichtigste rund um deine Buchhaltung

Wer ein Start-Up gründet muss sich auch bereits zu Beginn über sein Finanz-Controlling und die laufende verpflichtende Buchhaltung Gedanken machen. Grundsätzlich empfehlen wir im Zuge der Gründung bereits den laufenden Prozess deiner Buchhaltung mit deinem Steuerberater abzustimmen.

Welches Buchhaltungssystem passt für mich?

Folgende Möglichkeiten gibt es, wie du deine Buchhaltung organisieren kannst:

• Klassische Buchhaltung mit Hardcopy-Belegen
• Erwerb einer eigenen Buchhaltungssoftware und Buchung durch das Start-Up
• Digitale Buchhaltung (papierlose Buchhaltung)

Die klassische Buchhaltung mit Hardcopy Belegen ist unseres Erachtens im digitalen Zeitalter für Start-Ups nicht mehr zu empfehlen, da ein Großteil der Eingangsrechnungen bereits digital versandt werden und die Mitarbeiter deines Start-Ups Ihre Zeit besser nutzen können als Belegordner anzulegen und den Versand an die Buchhaltung zu organisieren.

Der Erwerb einer eigenen Buchhaltungssoftware und die Einstellung einer Buchhaltungskraft ist insbesondere für Start-Ups in den ersten Jahren typtischerweise uninteressant, da sich der Belegumfang meistens in Grenze hält.

Wir empfehlen grundsätzlich für Start-Ups die digitale Buchhaltung. Hierfür ist sofern noch teilweise Hardcopy-Belege eintreffen ein Scanner oder eine Scan-App auf dem Smartphone erforderlich. Die digitalen Belege werden in einen „Datenraum“ hochgeladen, von dem aus die TPA Buchhaltungskraft auf die Belege zugreifen kann und diese im Buchhaltungsprogramm verbucht werden können. TPA verwendete für die digitale Buchhaltung BMD NTCS „DigiSmart“.

ISUS Tipp

Eine gut aufbereitete Buchhaltung kann einerseits als Grundlage für deinen Business Plan / Financial Model verwendet werden und als eine wichtige Datengrundlage für einen Soll-Ist-Vergleich dienen, andererseits aber auch z.B. für Abrechnung von Förderungen (z.B. beim aws oder FFG etc.) herangezogen werden.

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Zusammenfassende Meldung (ZM)

Abhängig vom Vorjahresumsatz muss dein Start-Up entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) erstellen und online elektronisch über FinanzOnline einreichen. Nach Finalisierung der monatlichen/quartalsweisen Buchhaltung wird diese automatisch aus dem Buchhaltungssystem generiert. Abgabefrist ist jeweils der 15. des zweitfolgenden Monats (z.B. Frist für Februar 2022 ist der 15. April 2022).

Darüber hinaus muss dein Start-Up eine Zusammenfassende Meldung (ZM) ebenfalls entweder monatlich oder vierteljährlich erstellen und online elektronisch über FinanzOnline einreichen, wenn dein Start-Up steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte sonstige Leistungen an einen anderen Unternehmer im europäischen Gemeinschaftsgebiet („EU-Ausland“), für die der Empfänger gemäß der Reverse-Charge-Regelung (= Übergang der Steuerschuld) die Steuerschuld trägt, erbringt. Abgabefrist ist jeweils der letzte Tag des Folgemonats (z.B. Frist für Februar 2022 ist der 31. März 2022). Nähere Informationen zur Umsatzsteuer findest du hier.

ISUS Tipp

Die Freigabe der Umsatzsteuervoranmeldungen und der Zusammenfassenden Meldungen wird optimalerweise über unsere neue Tax Tech-Plattform TPA Connect abgewickelt. Dies hat im Wesentlichen zwei Vorteile: Reduktion Deiner E-Mail-Flut und bessere Organisation, da alte Unterlagen stets über die Plattform eingesehen werden können. Hier kommst du direkt zur neuen TPA Connect App!

Regelmäßig UID-Nummern-Kontrolle im Zuge der Buchhaltung

Fehlerhafte UID-Nummern auf Rechnungen können im Nachhinein teuer werden: Bei Kontrollen durch die Finanzverwaltung drohen unangenehme Nachzahlungen. Das Recht auf Vorsteuerabzug und die Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen kann aberkannt werden, wenn keine korrekte Rechnung nachgereicht werden kann. Wir empfehlen dir daher regelmäßig die Gültigkeit der UID-Nummern von Eingangsrechnungen zu überprüfen. Im Zuge der laufenden Buchhaltungen würde dies durch TPA Mitarbeiter erfolgen. Einfach und sicher geht das aber auch mit dem UID-Check von TPA.

Registrierkassenpflicht

Seit 2016 gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Dein Start-Up ist verpflichtet, eine Registrierkasse zu verwenden, wenn dein Jahresumsatz EUR 15.000 und deine Barumsätze EUR 7.500 überschreiten. Alle Meldungen, die Registrierkassen betreffen (auch Inbetriebnahme, Wiederinbetriebnahme, Ausfälle der Registrierkasse und Außerbetriebnahme), und die dazugehörigen Signatur- und Siegelerstellungseinheiten sind online über FinanzOnline vorzunehmen. Am Jahresende muss ein Jahresbeleg erstellt und – so wie der Startbeleg – geprüft werden.

Aufbewahrungspflichten beachten

Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie Geschäftspapiere, die für die Abgabenerhebung wichtig sind, musst du im Original sieben Jahre lang aufbewahren. In bestimmten Fällen sind Unterlagen sogar zehn oder auch 22 Jahre (Unterlagen iZm Grundstücken) aufzubewahren. Auch elektronische Datenträger dürfen verwendet werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

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